كيفية تبسيط أتمتة إدارة الطلبات لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة

الوجبات السريعة الرئيسية

• تساعد أتمتة إدارة الطلبات على تقليل العمل اليدوي بعد تقديم الطلب.
• يمكن لتجار Shopify أتمتة المهام باستخدام Shopify Flow، وتوجيه الطلبات، وإعدادات التنفيذ، وتطبيقات الشحن، وتطبيقات الفواتير، وتطبيقات البيع بالجملة.
• يعمل Shopify Flow مع المشغلات والشروط والإجراءات، وهو متاح كتطبيق مجاني في خطط Basic و Grow و Advanced و Plus. 
• يمكن لنظام توجيه الطلبات في Shopify تعيين الطلبات تلقائيًا إلى مواقع التنفيذ بناءً على قواعد مثل توافر المخزون، والسوق المستهدف، وأقرب موقع. 
• بالنسبة لمتاجر B2B وتجارة الجملة، يمكن أن تساعد الأتمتة في تنبيهات الطلبات الكبيرة، وشروط الدفع، وتذكيرات الفواتير، ومعالجة الطلبات بالجملة، وسير العمل الخاص بالعملاء.

مع تزايد تعقيد التجارة الإلكترونية، تُركز الشركات على تحسين عملياتها للحفاظ على قدرتها التنافسية. وقد أصبح تعزيز رضا العملاء أولوية قصوى، مع التركيز على استراتيجيات مثل تقديم أسعار تنافسية، وضمان تجربة تسوق سلسة، وتبسيط عمليات إدارة الطلبات.

تُعدّ إدارة الطلبات بكفاءة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق هذه الأهداف، وتُحسّن الأتمتة هذه الإدارة، مما يُمكّن الشركات من تحقيق أهدافها بشكل أسرع وأكثر فعالية. لمساعدتك على تبسيط عملياتك، أعددنا هذا الدليل حول كيفية إعداد أتمتة إدارة الطلبات لمتجرك. دعونا الغوص في!

ما هي أتمتة إدارة الطلبات؟

أتمتة إدارة الطلبات يقوم التطبيق بأخذ العمليات التي كانت تتم يدويًا في السابق - على سبيل المثال، تحديث حالة الطلب أو ترتيب استلام التسليم - ويقوم بأتمتتها.

يعد هذا مفيدًا للغاية للشركات لأنه يمكن أن يعمل على تسريع معالجة الطلبات وإدارة المستودعات وتنظيم التسليم.

يمكنك أيضًا الارتباط أتمتة إدارة الطلبات باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) ومصادر معلومات أخرى، يمكنك بناء رؤية آنية لعملياتك التجارية. يتيح لك هذا الحصول على رؤى ثاقبة حول فعالية عملياتك، وإجراء تغييرات لتحسينها عند الحاجة.

ما هي فوائد أتمتة إدارة الطلبات؟

قبل أن نشرح كيفية أتمتة إدارة الطلباتدعونا نلقي نظرة على السبب الذي يجعل الأمر يستحق الاستثمار:

• فعالة من حيث الوقت والتكلفة بتقليل الحاجة إلى الإدخال اليدوي، تُسرّع سير العمل وتصل الطلبات إلى وجهتها بشكل أسرع. كما تُخفّض التكاليف المرتبطة بوقت المعالجة.

• تقليل الأخطاء اليدوية – تُقلل أتمتة إدارة الطلبات من خطر الخطأ البشري، مما يُقلل من احتمالية تفويت الطلبات. هذا يُساعد على إرضاء العملاء، ويُقلل من أعباء العمل الإضافي على فريقك، ويُجنّبك التكاليف التي قد تُتكبدها نتيجة استرداد الأموال أو غيرها من أشكال التعويض.

• تحسين تتبع الطلبات – يُحسّن التتبع الدقيق والموثوق تجربة العميل، إذ يضمن تسليم المنتجات في الموعد المحدد. كما يُقدّر العملاء الشفافية الكبيرة التي يوفرها تتبع الطلبات، إذ يُمكّنهم من التخطيط لعمليات التسليم، ويطمئنون إلى أن طلبهم في طريقه إليهم.

• تكامل أكبر - يُعدّ هذا الأمر أساسيًا لتحقيق الكفاءة، إذ تُقلّل الأنظمة المتكاملة بشكل كبير من الثغرات التي قد تُفقد فيها الطلبات. ويضمن التشغيل الآلي سهولة الوصول إلى معلومات الطلبات لكلٍّ من موظفي المستودعات والفرق الأخرى في حال حدوث أي مشكلة. فعلى سبيل المثال، إذا حدث خطأ ما مع شريك التوصيل، سيتمكّن فريق خدمة العملاء من رصد ذلك في سجلّ الاحتفاظ بالعملاء وتقديم حلٍّ في أسرع وقت ممكن.

• إدارة أفضل للمخزون – إن دقة معلومات الطلبات تعني إمكانية تخزين المنتجات الرائجة بشكل أكثر اتساقًا من خلال تخصيص المساحة وإعادة الطلب التلقائي. هذا يقلل من احتمالية نفاد المنتجات الرائجة، مما يُسهّل زيادة المبيعات. كما يُساعد على تجنب الطلب الزائد، مما يعني أنك لن تجد مخزونًا لا يمكنك بيعه يشغل مساحة تحتاجها لشيء آخر.

كيفية تبسيط أتمتة إدارة الطلبات؟ (مجالات التركيز)

الآن بعد أن نظرنا إلى بعض الفوائد الأساسية لـ أتمتة إدارة الطلباتحان الوقت لإلقاء نظرة على بعض استراتيجيات الأتمتة المحددة التي يمكن للشركات تنفيذها من أجل تبسيط الكفاءة قدر الإمكان.

تعتبر العمليات التالية ضرورية لأصحاب الأعمال الذين يتطلعون إلى تعزيز قدرات إدارة الطلبات الخاصة بهم. 

مجال التركيز 1: تنفيذ استراتيجيات أتمتة الاختيار

اختيار الأتمتة تستخدم الاستراتيجيات بيانات الطلبات لتحديد أكثر المسارات كفاءة عبر المستودع لعمال التجميع.

يُمكّن هذا عمالَ الجمع من إنجاز المزيد من العمل يوميًا، مع المساعدة في الوقت نفسه على تحسين التكاليف، مثل استهلاك وقود الرافعات الشوكية. كما يُمكن دمج العمليات الروبوتية لخفض التكاليف بشكل أكبر وزيادة الربحية.

من خلال أتمتة عملية الالتقاط، يمكن للشركات أن تكون واثقة من أن مستودعاتها تعمل بأقصى قدر ممكن من الكفاءة، خاصة إذا تم تنفيذ عمليات الالتقاط الروبوتية.

مجال التركيز 2: أتمتة إنشاء الملصقات وإدارة الإرجاعات

يمكن لأتمتة إدارة الطلبات أيضًا تبسيط إنشاء ملصقات التسليم وطباعة ملصقات الإرجاع تلقائيًا.

وهذا يعني أن الخطأ البشري يتم استبعاده إلى حد كبير من هذه العملية، حيث يتم إدخال تفاصيل العملاء تلقائيًا.

يمكنك الجمع بين هذا مع أدوات التحقق من العنوان لتجنب قيام العملاء بإدخال تفاصيل غير صحيحة أيضًا.

سياسات الإرجاع والاستبدال الخدمات يمكن أيضًا أتمتة عملية الإرجاع، أي عند إرجاع أي منتج، يُضاف تلقائيًا إلى قائمة المخزون لإعادة بيعه. هذا يُمكّن أصحاب الأعمال من الوثوق ببيانات مخزونهم، ويضمن سرعة توفر المنتجات المُعادة للبيع.

من ناحية العميل، يقل احتمال سوء الفهم مع العملاء بشأن المنتجات المُعادة، وتتم عملية الاسترداد أو الاستبدال بسرعة أكبر. هذا لا يزيد من كفاءة عملياتك فحسب، بل يُحسّن أيضًا تجربة العميل.

يمكن تطبيق هذه التقنيات على شحنات المنصات بين المستودعات، وكذلك الطلبات الفردية، ويمكن دعمها باستخدام الذكاء الاصطناعي لخدمة العملاء.

مجال التركيز 3: تنظيم الشحن التلقائي

لا يقتصر الأمر على استلام الطلبات التي يمكن طلبها. يمكن أن تكون عملية الشحن نفسها أيضًا.

على سبيل المثال، يمكن ترتيب شركات التوصيل تلقائيًا باستخدام معايير محددة مسبقًا. هذا يعني أن الشركة تستطيع بسهولة حجز أرخص شركة توصيل من بين مجموعة من شركات التوصيل، أو إرسال شحنات محددة إلى متخصص عند الحاجة.

هذا يزيد من الكفاءة مع خفض التكاليف بشكل أكبر، إذ يحل محل وظيفة تُدار يدويًا عادةً. بأتمتة هذه الوظيفة، تستطيع الشركات العثور على شركات التوصيل بسرعة أكبر، مما يضمن تبسيط هذا الجزء من سير العمل.

يمكن أيضًا ربط أتمتة إدارة الطلبات بواجهة برمجة التطبيقات التجارية لأداء وظائف مثل أتمتة فواتير البيع بالجملة، وظيفة مفيدة لـ مبيعات B2B عمليات.

مجال التركيز الرابع: التتبع في الوقت الفعلي

الطريقة النهائية لتبسيط أتمتة إدارة الطلبات هي تتبع في الوقت الحقيقي - وهي ميزة مفيدة للغاية للشركات ومطمئنة جدًا للعملاء.

يُحسّن التتبع الفوري تجربة المستخدم بتوفير بيانات أساسية حول نقل البضائع. يعمل هذا النظام على تحديث موقع البضائع بناءً على تتبع الباركود، أي أنه كلما قام موظف الاستقبال بمسح البضائع ضوئيًا، يتم تحديث الموقع تلقائيًا. هذا يزيد من رضا العملاء، حيث تصبح عملية التسليم أكثر شفافية، ويمكنهم التخطيط لتوصيل البضائع المهمة التي تتطلب التوقيع على استلامها.

سيتم أيضًا إخطار العملاء (تلقائيًا) عند نقل العنصر من الشركة إلى شركة التوصيل. هذا يعني أنه في حال تأخر التسليم بسبب مشاكل تواجهها شركات الشحن، يمكن للعميل التأكد من أن الشركة قد أكملت العمليات من جانبها في الوقت المحدد. هذا يساعد على تعزيز ولاء العملاء للعلامة التجارية، مما يساعد على الاحتفاظ بالعملاء العائدين ويخلق تجربة تسوق سلسة للعملاء.

من منظور إدارة الأعمال والطلبات، يُعدّ التتبع الفوري أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة، إذ يُمكّن موظفي المستودعات من تتبع البضائع في أي مرحلة من مراحل نقلها بين المستودعات. وهذا يُقلّل من خسائر الأرباح الناتجة عن فقدان أو فقدان البضائع، ويضمن إمكانية تسجيل المخزون.

4 أفضل الممارسات لأتمتة إدارة الطلبات

إذا كنت تريد تحقيق أقصى استفادة من أتمتة إدارة الطلبات، فهناك بعض أفضل الممارسات الرئيسية التي يجب عليك اتباعها، بما في ذلك:

• تأمين كافة بيانات العملاء. تتطلب الأتمتة معالجة كميات هائلة من بيانات العملاء، لذا من الضروري أن تمتلك الشركات حلولاً آمنة لإدارة البيانات. قد تؤدي اختراقات البيانات إلى مشاكل قانونية واستياء شديد من العملاء، مما قد يضرّ بسمعة العلامة التجارية بشكل خطير.

• توفير التدريب الكافي. التغييرات الجذرية في سير العمل تستلزم إعادة تدريب الموظفين لضمان الجودة. وسيحتاج عمال المستودعات إلى شرح التغييرات لهم بالتفصيل، وإلا فقد تتسلل الأخطاء، مما يُضعف كفاءة العملية.

• مراجعة إجراءات السلامة في المستودعات. قد تؤدي التغييرات الكبيرة في سير العمل إلى مشاكل جديدة تتعلق بالسلامة، مثل استخدام آلات الرفع الآلية ومسارات جديدة للرافعات الشوكية. لذا، يجب تحديث احتياطات السلامة لضمان سلامة الموظفين. كما أن مشاكل السلامة قد تضر بسمعة العلامة التجارية، وتؤدي إلى نزاعات قانونية، وانخفاض الكفاءة، لذا يجب على الشركات أن تتصدى لهذه المشاكل.

• مراقبة وتقييم الممارسات بانتظامأخيرًا، تحتاج الشركات إلى مراقبة سير عملها بانتظام لضمان تدارك أي أخطاء محتملة أثناء تطبيق الأتمتة. تُعدّ الأتمتة تغييرًا جذريًا، لذا تُعدّ المراجعات الدورية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

الخلاصة

بشكل عام، توفر أتمتة إدارة الطلبات فوائد عديدة للشركات التي تسعى إلى تبسيط عمليات مستودعاتها بشكل أكبر. وهذا يوفر للشركات أساسًا ممتازًا يُمكّنها من بناء سمعتها وتلبية المزيد من الطلبات دون مواجهة العديد من العقبات المرتبطة بالنمو السريع.

الأسئلة الشائعة